KI-Inventur · zum Festpreis
Weißt du, was bei dir alles läuft?
In den letzten Jahren haben deine Teams vermutlich einiges selbst gebaut: eine App hier, einen Automatisierungs-Workflow da, ein paar KI-Tools mit Firmendaten. Vieles davon ist richtig gut. Aber welche Daten fließen wohin, was hängt an deinem ERP, und wer kümmert sich, wenn der Kollege geht, der es gebaut hat?
Das Problem
KI-Wildwuchs.
Fachabteilungen bauen heute selbst. Eine Vertriebs-App aus Lovable, ein n8n-Workflow für Rechnungen, ein Python-Skript, das nachts Daten aus dem ERP zieht, ChatGPT-Accounts mit Kundendaten im Chatverlauf. Jedes einzelne Tool ist oft sinnvoll.
In Summe weiß aber niemand mehr, welche Daten wohin fließen, wer welche Zugangsdaten hat und was passiert, wenn der Kollege geht, der das Skript gebaut hat. Plattform-Scans helfen hier nicht — die sehen immer nur ihre eigene Plattform.
Die KI-Inventur ist Systemarchäologie für die KI-Ära: erst Überblick, dann Bewertung, dann Entscheidungen. Ziel ist Überblick, kein Verbot — vieles darf und soll bleiben.
Was du am Ende bekommst
Ein Bericht, der auch in einem Jahr noch nützt.
Und eine Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsführung. Alles gehört dir — keine Formate, die nur ich lesen kann.
Management-Summary
Eine Seite Klartext: Wie viele Tools gibt es, wie viele sind kritisch, was sind die drei wichtigsten Risiken, was ist gut gelöst.
Das Inventar
Alle Apps, Automationen und KI-Tools mit Zweck, Fachbereich, verantwortlicher Person, Daten, Anbindungen und Ampel. Als Tabelle, die du selbst weiterpflegst.
Datenflusslandkarte
Welche Daten zwischen Tools, Altsystemen und externen Diensten fließen — mit markierten Nahtstellen.
Bewertung je Tool
Einstufung nach festen Kriterien, jeweils mit kurzer Begründung.
Maßnahmenplan
Priorisiert, mit Empfehlung pro Tool und groben Aufwänden. Lösungsneutral — umsetzbar mit jedem Dienstleister oder deinem eigenen Team.
Abschlussworkshop
Zwei Stunden mit der Geschäftsführung zur Entscheidung über die Maßnahmen.
Der Ablauf
Technische Spurensuche trifft Gespräche.
Technik allein findet nicht alles, Gespräche allein sind nicht vollständig. Von Kickoff bis Abschlussworkshop vergehen in der Regel drei bis fünf Wochen.
Kickoff & Rahmen
Ziele und Fachbereiche festlegen, Ansprechpartner benennen, Betriebsrat und Datenschutz einbinden. Ankündigung ans Team: Offenheit ist erwünscht, niemand bekommt Ärger.
Ergebnis: Abgestimmter Rahmen, Interviewplan
Technische Spurensuche
Verbundene Apps im Identity-Provider, SaaS-Abos aus Rechnungen, technische Accounts am ERP, Automatisierungsplattformen (n8n, Make, Zapier), Repositories und Server. Nur aggregiert, keine Auswertung einzelner Personen.
Ergebnis: Technische Rohliste
Gespräche mit den Fachbereichen
Kurzer Fragebogen vorab, dann 45–60 Minuten je Fachbereich: Welche Tools nutzt ihr, was habt ihr selbst gebaut, mit welchen Daten, wer kümmert sich darum?
Ergebnis: Ergänzte Liste, Kontext und Nutzen je Tool
Inventar & Datenflüsse
Beide Quellen zusammenführen, Dubletten bereinigen, Datenflüsse zwischen Tools, Altsystemen und externen Diensten skizzieren.
Ergebnis: Inventar und Datenflusslandkarte
Bewertung
Jedes Tool nach festen Kriterien einstufen, bei kritischen Tools kurze Stichproben: öffentlich erreichbar? Zugangsdaten sicher abgelegt?
Ergebnis: Ampelbewertung je Tool
Abschlussworkshop
Zwei Stunden mit der Geschäftsführung: Ergebnisse, Top-Risiken, Entscheidung pro Tool — behalten, absichern, offiziell machen, ablösen.
Ergebnis: Abgestimmter Maßnahmenplan
Wie bewertet wird
Dieselben sieben Kriterien für jedes Tool.
So bleibt die Bewertung nachvollziehbar und vergleichbar — auch bei der jährlichen Aktualisierung. Jedes Tool wird eingestuft nach:
- Daten
- Anbindung an Kernsysteme
- Erreichbarkeit
- Zugangsdaten
- Verantwortung
- Externe Dienste & KI
- Betrieb
Was ich von dir brauche
Offenheit und ein paar Termine.
Die Inventur lebt von Offenheit. Ganz ohne dich geht es nicht:
- Einen Ansprechpartner in der IT (oder beim IT-Dienstleister) und je Fachbereich
- Lesenden Zugriff auf die Admin-Konsolen — oder Begleitung durch die IT
- Termine für die Fachbereichsgespräche innerhalb von zwei Wochen
- Rückendeckung nach innen: Es geht um Systeme, nicht um Personen
Betriebsrat, Datenschutz und der Umgang mit den Ergebnissen werden vor dem Start schriftlich geregelt. Systemdaten werden nur aggregiert ausgewertet — keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle, keine Namen als Verursacher im Bericht.
Unabhängigkeit
Analyse und Umsetzung sind getrennte Aufträge. Aus der Inventur entsteht keine Verpflichtung — alle Empfehlungen sind so formuliert, dass du sie mit jedem Dienstleister oder deinem eigenen Team umsetzen kannst.
Was die Inventur ausdrücklich nicht ist
- Kein vollständiges Sicherheitsaudit und kein Penetrationstest. Bei kritischen Tools gibt es Stichproben — für die Tiefe die vertiefte Sicherheitsanalyse.
- Keine Rechtsberatung. Ich liefere die Grundlage für Datenschutzbeauftragte und Juristen, ersetze deren Bewertung aber nicht.
- Keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle. Systemdaten werden nur aggregiert ausgewertet, im Bericht stehen keine Namen als Verursacher.
- Stichtagsbetrachtung ohne Vollständigkeitsgarantie. Was weder Spuren hinterlässt noch genannt wird, kann unentdeckt bleiben.
Festpreis
Der Preis steht vor Beginn fest.
Die Inventur wird zum Festpreis angeboten. Der Umfang richtet sich nach Mitarbeiterzahl und Zahl der einbezogenen Fachbereiche; welches Paket zu dir passt, klären wir im Erstgespräch. Keine Überraschung auf der Rechnung.
Optionale Folgeleistungen — getrennt beauftragt
Vertiefte Sicherheitsanalyse
Eine kritische App oder Nahtstelle zum Bestandssystem gezielt prüfen.
Leitplanken-Workshop
Gemeinsam Regeln erarbeiten: Was dürfen Fachbereiche selbst bauen, mit welchen Daten, mit welcher Freigabe?
Jährliche Aktualisierung
Inventar und Bewertung auf den neuen Stand bringen.
Häufige Fragen
Keine Überraschungen.
Was passiert, wenn du etwas Ernstes findest?
Dann erfährst du es sofort, nicht erst im Abschlussbericht. Bei kritischen Funden melde ich mich noch am selben Tag, und wir überlegen gemeinsam, was zu tun ist.
Wer erfährt davon?
Niemand. Vertraulichkeit wird vor Beginn schriftlich geregelt, üblicherweise per NDA, bei personenbezogenen Daten zusätzlich per Auftragsverarbeitungsvertrag. Rohdaten werden nach Projektende nach fester Frist gelöscht. Ich nenne dich nirgends als Referenz, außer du erlaubst es ausdrücklich.
Stört das den laufenden Betrieb?
Die Gespräche kosten Zeit, sonst nichts. Technisch wird nur lesend und aggregiert geschaut — nichts, was die Produktion gefährdet.
Wie lange dauert es?
In der Regel drei bis fünf Wochen, je nach Größe und Zahl der einbezogenen Fachbereiche. Den Rahmen schätze ich vorher ein, damit du planen kannst.
Was kostet das?
Ein Festpreis, den wir vor Beginn vereinbaren — er richtet sich nach Mitarbeiterzahl und Zahl der Fachbereiche. Keine Überraschung auf der Rechnung.
Und wenn du fast nichts findest?
Dann hast du Gewissheit statt Vermutung — und ein Dokument, mit dem du das belegen kannst. Das ist kein schlechtes Ergebnis, das ist genau der Punkt.
Bin ich danach zu etwas verpflichtet?
Nein. Die Inventur steht für sich. Ob du mit mir, deinem Team oder einem anderen Dienstleister umsetzt, entscheidest du danach völlig frei.
Hör auf zu raten. Fang an zu wissen.
Kostenloses Erstgespräch, 30 Minuten, unverbindlich. Wir schauen, wie groß das Thema bei dir ist und ob eine KI-Inventur überhaupt das Richtige ist.